Constituir a CIPA corretamente pode parecer complicado para quem nunca passou pelo processo. Entre a convocação, o processo eleitoral, o registro no eSocial e a capacitação, há muitas etapas que precisam ser executadas na ordem certa. Neste guia passo a passo, explicamos como montar a CIPA na sua empresa, do início ao fim, com todos os prazos e documentos necessários.
Passo 1: Verificar se a Empresa Precisa de CIPA Formal ou Designado
Antes de qualquer ação, é preciso saber qual modalidade se aplica à sua empresa:
- Identifique o CNAE principal da empresa (consta no cartão do CNPJ)
- Consulte a Tabela de Grau de Risco da NR-4 para descobrir o grau de risco (1 a 4) correspondente ao seu CNAE
- Com o grau de risco e o número de empregados no estabelecimento, consulte o Quadro I da NR-5
- Se o número de empregados for igual ou superior ao mínimo do Quadro I: CIPA formal com eleições
- Se for abaixo do mínimo: nomear Designado de CIPA
Para Empresas com Designado de CIPA
O processo é mais simples:
- Escolha o Designado: qualquer empregado pode ser nomeado (preferencialmente alguém com perfil de liderança e comprometimento com segurança)
- Emita o documento de nomeação: carta ou portaria formal de nomeação, com data de início e funções
- Registre no eSocial: evento S-2220 ou equivalente para registro do Designado
- Proporcione treinamento: o Designado deve ser capacitado em segurança do trabalho
- Estabeleça reuniões periódicas: ao menos bimestrais, com registro em ata
Para Empresas com CIPA Formal: Passo a Passo Completo
Passo 2: Convocação da Eleição (60 dias antes do término do mandato vigente)
O empregador deve convocar a eleição com antecedência mínima de 60 dias. Na primeira eleição da empresa, a convocação deve ser feita com a mesma antecedência a partir da decisão de constituição da CIPA.
A convocação deve incluir:
- Comunicado em locais de fácil acesso para todos os empregados
- Informação sobre o número de vagas disponíveis
- Período de inscrição de candidatos
- Data prevista para a votação
- Notificação ao sindicato da categoria (que tem direito de acompanhar o processo)
Passo 3: Constituição da Comissão Eleitoral
O empregador deve constituir uma Comissão Eleitoral composta por membros indicados pelo empregador e pelos empregados. Essa comissão é responsável por organizar e fiscalizar o processo eleitoral.
Passo 4: Inscrição de Candidatos (mínimo 15 dias)
Abrir período de inscrição com prazo mínimo de 15 dias. Qualquer empregado efetivo (não em período de experiência) pode se inscrever. A empresa deve garantir que não haja nenhuma forma de coibição ou discriminação de candidatos.
Passo 5: Realização da Votação Secreta
A votação deve ser:
- Secreta e individual
- Realizada durante o horário de trabalho, sem prejudicar a remuneração
- Possível para todos os empregados elegíveis a votar
- Acompanhada pelo sindicato (que deve ser comunicado com antecedência)
Passo 6: Apuração e Posse
Após a votação, apurar os votos, proclamar os eleitos (titulares e suplentes em ordem de votação) e afixar o resultado em locais visíveis. Os eleitos assumem o mandato após a posse formal.
Passo 7: Registro no eSocial
Registrar todos os membros eleitos no eSocial. Esse registro é fundamental para:
- Documentar a estabilidade dos cipeiros
- Demonstrar regularidade em caso de fiscalização
- Integrar com o PCMSO e o PGR da empresa
Passo 8: Capacitação dos Membros (20 horas)
Todos os membros eleitos devem realizar capacitação de no mínimo 20 horas, cobrindo:
- Estudo do ambiente e condições de trabalho
- Metodologia de investigação de acidentes
- Legislação de SST
- Organização e atribuições da CIPA
Passo 9: Primeira Reunião — Eleição da Mesa Diretora
Na primeira reunião após a eleição, os membros eleitos e os representantes indicados pelo empregador elegem a mesa diretora:
- Presidente: indicado pelo empregador entre os representantes do empregador
- Vice-Presidente: eleito pelos representantes dos empregados
- Secretário e Sub-Secretário: escolhidos de comum acordo
Passo 10: Elaboração do Plano de Trabalho Anual
Na primeira ou segunda reunião, a CIPA deve elaborar o Plano de Trabalho Anual — documento que define as prioridades, ações, responsáveis e prazos para o mandato. O plano deve incluir inspeções, DDS, campanhas e participação no PGR da empresa.
Conclusão
Montar a CIPA de forma correta exige organização e conhecimento da NR-5, mas é perfeitamente executável com um profissional de segurança do trabalho orientando o processo. Siga os passos na ordem, documente tudo, registre no eSocial e garanta que os cipeiros sejam treinados — sua empresa estará regularizada e, mais importante, com uma comissão capaz de fazer diferença real na prevenção de acidentes.
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