Como montar uma CIPA na Empresa?

Constituir a CIPA corretamente pode parecer complicado para quem nunca passou pelo processo. Entre a convocação, o processo eleitoral, o registro no eSocial e a capacitação, há muitas etapas que precisam ser executadas na ordem certa. Neste guia passo a passo, explicamos como montar a CIPA na sua empresa, do início ao fim, com todos os prazos e documentos necessários.

Passo 1: Verificar se a Empresa Precisa de CIPA Formal ou Designado

Antes de qualquer ação, é preciso saber qual modalidade se aplica à sua empresa:

1. Identifique o CNAE principal da empresa (consta no cartão do CNPJ)
2. Consulte a Tabela de Grau de Risco da NR-4 para descobrir o grau de risco (1 a 4) correspondente ao seu CNAE
3. Com o grau de risco e o número de empregados no estabelecimento, consulte o Quadro I da NR-5
4. Se o número de empregados for igual ou superior ao mínimo do Quadro I: CIPA formal com eleições
5. Se for abaixo do mínimo: nomear Designado de CIPA

Para Empresas com Designado de CIPA

O processo é mais simples:

1. Escolha o Designado: qualquer empregado pode ser nomeado (preferencialmente alguém com perfil de liderança e comprometimento com segurança)
2. Emita o documento de nomeação: carta ou portaria formal de nomeação, com data de início e funções
3. Registre no eSocial: evento S-2220 ou equivalente para registro do Designado
4. Proporcione treinamento: o Designado deve ser capacitado em segurança do trabalho
5. Estabeleça reuniões periódicas: ao menos bimestrais, com registro em ata

Para Empresas com CIPA Formal: Passo a Passo Completo

Passo 2: Convocação da Eleição (60 dias antes do término do mandato vigente)

O empregador deve convocar a eleição com antecedência mínima de 60 dias. Na primeira eleição da empresa, a convocação deve ser feita com a mesma antecedência a partir da decisão de constituição da CIPA.

A convocação deve incluir:

• Comunicado em locais de fácil acesso para todos os empregados
• Informação sobre o número de vagas disponíveis
• Período de inscrição de candidatos
• Data prevista para a votação
• Notificação ao sindicato da categoria (que tem direito de acompanhar o processo)

Passo 3: Constituição da Comissão Eleitoral

O empregador deve constituir uma Comissão Eleitoral composta por membros indicados pelo empregador e pelos empregados. Essa comissão é responsável por organizar e fiscalizar o processo eleitoral.

Passo 4: Inscrição de Candidatos (mínimo 15 dias)

Abrir período de inscrição com prazo mínimo de 15 dias. Qualquer empregado efetivo (não em período de experiência) pode se inscrever. A empresa deve garantir que não haja nenhuma forma de coibição ou discriminação de candidatos.

Passo 5: Realização da Votação Secreta

A votação deve ser:

• Secreta e individual
• Realizada durante o horário de trabalho, sem prejudicar a remuneração
• Possível para todos os empregados elegíveis a votar
• Acompanhada pelo sindicato (que deve ser comunicado com antecedência)

Passo 6: Apuração e Posse

Após a votação, apurar os votos, proclamar os eleitos (titulares e suplentes em ordem de votação) e afixar o resultado em locais visíveis. Os eleitos assumem o mandato após a posse formal.

Passo 7: Registro no eSocial

Registrar todos os membros eleitos no eSocial. Esse registro é fundamental para:

• Documentar a estabilidade dos cipeiros
• Demonstrar regularidade em caso de fiscalização
• Integrar com o PCMSO e o PGR da empresa

Passo 8: Capacitação dos Membros (20 horas)

Todos os membros eleitos devem realizar capacitação de no mínimo 20 horas, cobrindo:

• Estudo do ambiente e condições de trabalho
• Metodologia de investigação de acidentes
• Legislação de SST
• Organização e atribuições da CIPA

Passo 9: Primeira Reunião — Eleição da Mesa Diretora

Na primeira reunião após a eleição, os membros eleitos e os representantes indicados pelo empregador elegem a mesa diretora:

• Presidente: indicado pelo empregador entre os representantes do empregador
• Vice-Presidente: eleito pelos representantes dos empregados
• Secretário e Sub-Secretário: escolhidos de comum acordo

Passo 10: Elaboração do Plano de Trabalho Anual

Na primeira ou segunda reunião, a CIPA deve elaborar o Plano de Trabalho Anual — documento que define as prioridades, ações, responsáveis e prazos para o mandato. O plano deve incluir inspeções, DDS, campanhas e participação no PGR da empresa.

Conclusão

Montar a CIPA de forma correta exige organização e conhecimento da NR-5, mas é perfeitamente executável com um profissional de segurança do trabalho orientando o processo. Siga os passos na ordem, documente tudo, registre no eSocial e garanta que os cipeiros sejam treinados — sua empresa estará regularizada e, mais importante, com uma comissão capaz de fazer diferença real na prevenção de acidentes.